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Einkaufsrichtlinien

Ariba P2P

Introduction

Objectifs de UPC

Le lancement de Ariba P2P fait partie la stratégie de numérisation « Simply digital » de UPC. Ariba P2P permet à UPC de faciliter les processus internes de commande, tout en accélérant et en simplifiant la communication et la facturation à ses fournisseurs, et ce en toute transparence.

Lancement de Ariba P2P

UPC a commencé à migrer ses fournisseurs de l’ancienne plateforme SRM vers Ariba P2P depuis le 22 mai 2019. Ce processus se fera sur plusieurs étapes en 2019 jusqu’à la fin de l’année. Tous les fournisseurs sélectionnés seront transférés sur la plateforme d’ici fin 2019.

Quelles sont les avantages pour les fournisseurs ?

L’utilisation du SAP Ariba Network génère également une plus-value pour les fournisseurs de UPC :
+ Réduction des coûts grâce à la suppression de frais papier et de port
+ Aperçu en temps réel de toutes les commandes et des factures ainsi que les statuts actuels et les données de paiement, par exemple
+ Transparence et précision lors de la tenue des comptes ou d’écarts de factures
+ Accès au plus grand réseau Business-Commerce du monde

L’utilisation d’Ariba occasionne-t-elle des coûts ?

L’inscription sur Ariba avec :

a) un compte standard est gratuit. L’accès à la commande ou facture se fait par un lien obtenu via un e-mail.

B) un compte d’entreprise occasionne des frais annuels et des frais de transaction qui sont plafonnés.

Un compte d’entreprise propose de nombreuses possibilités d’automatisation :
+ Lien vers la boutique en ligne du fournisseur
+ Accès direct et aperçu de toutes les commandes et factures avec le client
+ Connexion des deux systèmes ERP (Machine to Machine connection)

 

Inscription

Inscription

Dès que UPC aura créé la première commande sur le Ariba Network, votre interlocuteur recevra un e-mail de votre part.

Dans ce mail se trouve un lien « Traiter la commande ». En cliquant sur ce bouton, l’interlocuteur sera automatiquement amené sur la plateforme Ariba :

- Si votre entreprise possède déjà un compte sur le Ariba Network, connectez-vous à l’aide du bouton « Connexion »

- Les entreprises qui ne disposent pas de compte devront cliquer sur le bouton « S’abonner »

Vous pouvez également faire créer un compte pour votre entreprise sur le Ariba Network, en ouvrant la page web http://supplier.ariba.com et en cliquant sur « S’inscrire maintenant ».

Créer un profil d’entreprise

Connexion au Ariba Network :

Cliquez sur la page d’accueil du Ariba Network en haut à droite sur les paramètres d’entreprise. Dans le menu déroulant, sélectionnez profil d’entreprise et entrez les informations nécessaires au profil d’entreprise

Enregistrer l’adresse de versement pour les factures

Connexion au Ariba Network :

Cliquez en haut à droite sur les paramètres d’entreprise et sélectionner versements dans le menu déroulant.

Sélectionnez créer pour saisir de nouvelles informations de versements pour les entreprises. Sinon, cliquez sur modifier lorsque des informations existantes doivent être modifiées. Sélectionnez ensuite l’adresse de versement standard. Il est possible d’assigner à chaque client un ID de versement.

Définissez ensuite les méthodes de paiement :

- Choisir les méthodes de paiement préférées
- Ajouter des données pour les versements bancaires
- Choisir si les cartes de crédit sont acceptées ou non

Modifier les relations commerciales

Connexion au Ariba Network :

Cliquez en haut à droite sur les paramètres d’entreprise et sélectionnez ensuite relations commerciales dans le menu déroulant.

Choisissez si les relations commerciales doivent être acceptées manuellement ou automatiquement.

Dans la partie en attente, vous pouvez accepter ou refuser les demandes de relations commerciales en attente.

En cliquant sur le nom du client sous actualités, vous pouvez vérifier les détails et préférences du client.

Les liens sous l’onglet utilisateur permettent de gérer les rôles des utilisateurs. Vous pourrez y modifier les rôles et les autorisations des collaborateurs selon leur activité dans l’entreprise.

Transmission de documents électroniques

Connexion au Ariba Network :

Cliquez en haut à droite sur les paramètres de l’entreprise et sélectionnez dans le menu déroulant la transmission électronique de commandes ou de factures.

Vous pourrez paramétrer les préférences pour la méthode de transmission de commandes et de factures.

 

Application

Aperçu de l’utilisation du Ariba Network

Les documents ci-dessous peuvent être échangés entre UPC et ses fournisseurs de manière électronique par le biais du Ariba Network :

- Commandes de marchandises et de services
- Confirmations de commandes (optionnel)
- Confirmation d’expédition (optionnel)
- Entrées de marchandises
- Factures et notes de crédit

Créer une confirmation de commande (optionnel)

Une fois une commande de UPC effectuée, vous recevez un e-mail avec un lien vers le Ariba Network.

Cliquez sur ce lien ou connectez-vous directement sur le Ariba Network.

Sur la page d’accueil du Ariba Network, on trouve les nouvelles commandes. Il est aussi possible d’ouvrir la boîte de réception du Ariba Network pour traiter les commandes.

Une commande peut être traitée sous Actions dans le menu déroulant. Sélectionnez confirmer la commande. Il est aussi possible d’ouvrir la commande et d’envoyer une confirmation de commande en haut de l’onglet.

Complétez les champs dans la confirmation de commande. Veuillez noter que le numéro de confirmation est un chiffre aléatoire pour l’identification de la confirmation de commande. Cliquez ensuite sur envoyer.

Une fois la confirmation de commande envoyée, le statut du mandat passera à « Confirmé ».

Vous pouvez également consulter la vidéo pour l’envoi de confirmations de commandes : https://uex.ariba.com/auc/node/77164

Créer un avis d’expédition (optionnel)

Pour envoyer un avis d’expédition, ouvrez une commande. Cliquez sur le bouton créer un avis d’expédition en haut à gauche.

Complétez les informations dans le formulaire d’expédition. Veuillez noter que l’ID du bordereau d’expédition est un chiffre aléatoire qui sert à l’identification de la confirmation de la livraison.

Sélectionnez ensuite envoyer.

Après l’envoi de l’avis d’expédition, le statut de la commande passe à expédié.

Saisir une facture

Dans le menu d’actions déroulant dans la boîte de réception du Ariba Network,
cliquez sur facture standard. Vous pouvez également ouvrir une commande. En haut, cliquez sur le bouton saisir une facture et cliquez sur facture standard.

Les données de la commande figureront automatiquement sur la facture. Les champs obligatoires doivent impérativement être complétés, y compris les taxes, si besoin. Vérifiez si la facture est correcte.

Cliquez ensuite sur envoyer.

Vérifier le statut d’une facture

Voici les différents statuts d’une facture :

- Envoyée : la facture a été envoyée au client, il n’a cependant pas encore vérifié la livraison et le prix

- Annulée : le client a accepté l’annulation de la facture

- Payée : le client a réglé la facture dans le cadre de la procédure de paiement

- Refusée : le client a refusé la facture ou la facture n’a pas été validée par le Ariba Network

- Échouée : le Ariba Network a rencontré un problème lors de l’envoi de la facture, veuillez réessayer

Veuillez consulter la vidéo pour les versements : https://uex.ariba.com/auc/node/22577

Archivage de factures

Après l’envoi de la facture, vous recevez une notification par e-mail avec une copie de la facture en format cXML et PDF. Sinon, vous pouvez ouvrir une commande et choisir l’un des boutons qui se trouvent en haut : Télécharger le PDF, exportation cXML, télécharger les données CSV

Créer une note de crédit

Dans le menu déroulant d’actions de la boîte de réception du Ariba Network, cliquez sur rectification de facture ou ouvrez une commande. En haut, cliquez sur le bouton saisir une facture et cliquez sur rectification de facture au niveau de l’en-tête.

Saisissez les informations sous la forme d’une note de crédit (le montant et les taxes sont automatiquement négatives).

Veuillez remplir les champs obligatoires.

Cliquez ensuite sur envoyer.

 

Q&R

Puis-je relier plusieurs comptes fournisseurs Ariba entre eux ?

À l’aide de la hiérarchie de compte, vous pouvez par exemple relier un compte général avec un nombre variable de sous-comptes.

Cela permet aussi aux administrateurs de comptes généraux de trouver des sous-comptes en quelques clics.

Comment puis-je limiter le nombre d’e-mails que je vais recevoir ?

Connexion au Ariba Network :

Cliquez sur les paramètres d’entreprise en haut à droite. Ouvrez le menu notifications.

Cochez la case pour recevoir des notifications.

Cliquez sur enregistrer.

Comment puis-je montrer les règles d’envoi des factures à mes clients ?

Voici comment afficher les règles d’envoi des factures de vos clients :

- Cliquez en haut à gauche de la page d’accueil sur les paramètres d’entreprise et sous relations commerciales

- Cliquez sur le nom de votre client. Les règles d’envoi de factures de votre client seront affichées.

Où puis-je trouver mon ID Ariba Network (ANID) ?

L’ANID de votre compte est affiché en haut à droite de la page d’accueil du Ariba Network pour les paramètres de facturation.

Comment puis-je résoudre un problème avec les paramètres de navigateur ?

1. Ouvrez votre historique de navigation et supprimez-le, y compris les cookies

2. Passez si possible à un autre navigateur compatible

3. Vérifiez les paramètres de réseau à l’aide du département informatique

Puis-je modifier la langue sur le Ariba Network ?

Les contenus du Ariba Network seront affichés dans la même langue que celle du navigateur. Il n’est donc possible de modifier la langue qu’en changeant celle du navigateur.

Qui puis-je contacter si j’ai des questions ?

Veuillez vous adresser à ariba@upc.ch.

 

Autres remarques importantes

Autres remarques importantes

Nouvelle plage de numéros de commande : 43xxxxxxxx (les commandes de UPC commencent toujours par 43…)

ID de Ariba Network de UPC : AN01461405811

Les factures papier qui se rapportent à un numéro de commande Ariba P2P seront refusée avec le motif « Facturation sous forme électronique obligatoire »

Les « anciennes » commandes actuelles peuvent être facturées jusqu’à ce qu’elles soient épuisées