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Einkaufsrichtlinien

Ariba P2P

Introduzione

Obiettivi UPC

L’integrazione di Ariba P2P è parte della strategia di digitalizzazione “Simply digital” di UPC. Grazie ad Ariba P2P sarà possibile semplificare, accelerare e rendere più chiari i processi di ordine interni come anche la comunicazione e il processo di fatturazione con i fornitori.

Introduzione di Ariba P2P

Il 22 maggio 2019 UPC ha iniziato a migrare i suoi fornitori dalla piattaforma SRM ad Ariba P2P. Questo processo verrà portato avanti nel corso dell’anno in modo scaglionato, fino a che alla fine dell’anno tutti i fornitori non saranno stati trasferiti. 

Quali sono i vantaggi per i fornitori?

L’utilizzo di SAP Ariba genera un valore aggiunto per i fornitori di UPC:
+ riduzione dei costi grazie al fatto che vengono meno le spese per la carta e l’invio postale
+ panoramica in tempo reale di tutti gli ordini e di tutte le fatture, nonché il relativo stato e ad es. informazioni sul pagamento
+ trasparenza e precisione in caso di emissione della fattura o in caso di differenze
+ accesso alla più grande rete di Business Commerce del mondo

L’utilizzo di Ariba è soggetto a spese?

La registrazione in Ariba con:

a) un conto standard è gratuita. L’accesso all’ordine o alla fattura avviene tramite un link ricevuto via mail.

B) un conto aziendale genera spese per transazioni e spese annuali

Un conto aziendale offre numerose possibilità di automatizzazione:
+ link al webshop del fornitore
+ accesso diretto e panoramica di tutti gli ordini, le fatture del cliente
+ collegamento dei due sistemi ERP (Machine to Machine connection)

 

Registrazione

Registrazione

Non appena UPC avrà registrato il primo ordine per lei in Ariba Network, la persona indicata come contatto riceverà una mail.

Questa mail contiene un link denominato “Bestellung verarbeiten” (elabora ordine). Cliccando su questa voce, la persona di contatto verrà condotta automaticamente alla piattaforma Ariba:

- Se la sua azienda ha già un conto su Ariba Network basterà cliccare sul pulsante «Anmelden» (registrazione)

- Le aziende che non hanno un conto, dovranno cliccare sul pulsante «Abonnieren» (Abbonamento)

In alternativa è anche possibile far registrare un conto in Ariba Network, accedendo al sito  http://supplier.ariba.com e cliccando sul link «Jetzt registrieren lassen» (far registrare ora).

Registrare profilo aziendale

Log in ad Ariba Network

Cliccare sulla pagine iniziale di Ariba Network sopra a destra in Unternehmenseinstellungen (impostazioni aziendali). Selezionare nel menu di drop down la voce Unternehmensprofil (profilo aziendale) e modificare i dati relativi al profilo aziendale.

Registrare l’indirizzo per il saldo delle fatture

Log in Ariba Network

Cliccare in alto a destra sulle impostazioni aziendali e nel menu di drop down selezionare Ueberweisungen (versamenti).

Cliccare su Erstellen (crea) per registrare nuove informazioni sui versamenti aziendali. Oppure cliccare su Bearbeiten (modifica) se è necessario modificare le informazioni. In seguito selezionare l’indirizzo di versamento standard. All’occorrenza è possibile registrare per ogni cliente un’ID per il versamento.

Alla fine definire la modalità di pagamento:

- selezionare modalità di pagamento preferita
- completare le informazioni per il pagamento bancario
- definire se vengono accettate anche carte di credito

Curare le relazioni con i clienti

Login ad Ariba Network

Cliccare in alto a destra sulle impostazioni aziendali e nel menu di drop down selezionare Kundenbeziehungen (relazioni con i clienti)

Definire se le relazioni con i clienti vengono accettate automaticamente o devono essere accettate manualmente.

Nella sezione Ausstehend (in sospeso) è possibile accettare o rifiutare le richieste di relazioni in sospeso.

Cliccando sul nome del cliente nella voce Aktuell (attuale) è possibile visualizzare i dettagli e le preferenze del cliente.

In alto a sinistra nella scheda Benutzer (utente) è possibile definire ulteriori ruoli utente.  Qui vengono assegnati i ruoli e i diritti ai collaboratori della sua azienda in base al loro ruolo.

Inoltro di documenti elettronici

Login ad Ariba Network

Cliccare in alto a destra sulle impostazioni aziendali e nel menu di drop down selezionare Weiterleitung elektronischer Bestellaufträge/Rechnungen (inoltro di fatture/ordini elettronici).

Qui bisogna impostare il metodo di inoltro preferito per la trasmissione di ordini e fatture.

 

Applicazione

Panoramica dell’applicazione Ariba Network

In Ariba Network i seguenti documenti possono essere scambiati tra UPC e i fornitori in forma elettronica.

- Ordine per merce e servizi
- Conferma d’ordine (facoltativo)
- Notifica di invio (facoltativo)
- Merce in entrata
- Fatture e accrediti

Creare ordine di conferma (facoltativo)

Non appena UPC avrà impartito l’ordine, lei riceverà una mail con il link all’ordine in Ariba Network.


Cliccare sul link nella mail oppure effettuare la registrazione direttamente in Ariba Network.

Sulla pagina iniziale di Ariba Network vengono visualizzati i nuovi ordini. In alternativa è possibile accedere anche alla posta in entrata in Ariba Network per elaborare gli ordini.

Per evadere un ordine accedere al menu di drop down e selezionare “Aktionen” (Azioni/Operazioni). Successivamente confermare l’ordine con il relativo pulsante. In alternativa è possibile anche aprire un ordine e nella sezione in alto selezionare la scheda per l’invio della conferma d’ordine.

Compilare poi i campi nella conferma d’ordine. Tenere conto del fatto che il numero di conferma è un numero qualsiasi per l’identificazione della conferma d’ordine. In seguito cliccare sul pulsante per l’invio o la trasmissione.

Non appena la conferma d’ordine sarà stata trasmessa, lo stato dell’ordine verrà modifica in confermato.

Vedi anche video Senden von Bestellbestätigungen (invio di conferme d’ordine): https://uex.ariba.com/auc/node/77164

Creare una notifica d’invio (facoltativo)

Per inviare la notifica di invio, accedere all’ordine. Cliccare poi sul pulsante notifica d’invio in alto a sinistra.

Compilare le informazioni sul modulo della posizione d’invio. Tenere conto che l’ID del foglietto illustrativo è un numero qualsiasi che serve all’identificazione della conferma d’invio.

In seguito cliccare su Invio.

Dopo avere inviato la notifica d’invio lo stato d’ordine viene modificato in inviato.

Registrare fattura

Nella posta in entrata di Ariba Network accedere al menu di drop down e selezionare Aktionen (azioni), poi cliccare su Standardrechnung (fattura standard). In alternativa si può accedere anche all’ordine. Nella sezione in alto premere sul pulsante Rechnung (fattura) e poi su Standardrechnung (fattura standard).

La fattura viene compilata automaticamente con i dati dell’ordine. I campi obbligatori devono essere compilati.  Alla fine controllare che i dati immessi siano corretti.

In seguito cliccare sul pulsante per l’invio o la trasmissione.

Controllare lo stato della fattura

Sono possibili i seguenti stati:

- Gesendet (inviato): la fattura viene inviata al cliente che però ancora non ha controllato l’ordine o le notifiche

- Storniert (cancellato): il cliente ha autorizzato la cancellazione della fattura

- Bezahlt (pagato): il cliente ha pagato la fattura

- Abgelehnt (rifiutato): il cliente ha rifiutato la fattura oppure la fattura non è stata convalidata da Ariba Network

- Fehlgeschlagen (non riuscito): Ariba Network ha riscontrato un problema nel routing della fattura, ripetere l’operazione

Rimandiamo anche al video relativo ai pagamenti: https://uex.ariba.com/auc/node/22577

Archiviazione di fatture

Dopo avere inoltrato la fattura riceverà una notifica via mail con la copia della fattura nel formato cXML e PDF. In alternativa è anche possibile accedere all’ordine e nella parte in alto selezionare uno dei pulsanti: Scaricare PDF, export cXML, scaricare file CSV

Crea accredito

Nella posta in entrata di Ariba Network accedere al menu di drop down e selezionare Rechnungskorrektur (correzione fattura) o in alternativa accedere all’ordine. Nella sezione in alto premere sul pulsante Rechnung (fattura) e poi su Rechnungskorrektur (correzione fattura) alla rispettiva posizione.

Inserire le informazioni sotto forma di accredito (importo e imposte sono automaticamente al negativo).

Compilare i campi obbligatori.

In seguito cliccare sul pulsante per l’invio o la trasmissione.

 

Q&A

Posso collegare diversi conti di fornitori in Ariba?

Con l’aiuto della gerarchia conti è possibile collegare un conto principale con un numero variabile di conti subordinati.

In tal modo gli amministratori potranno visualizzare diversi conti subordinati con un solo click.

Come posso limitare il numero di mail che ricevo da Ariba?

Log in Ariba Network

in alto a destra cliccare su Unternehmenseinstellungen (impostazioni aziendali). Nel menu selezionare Benachrichtigungen (notifiche).

Spuntare la casella per ricevere le notifiche.

Premere il pulsante per la memorizzazione dei dati.

Come posso visualizzare le regole di emissione della fattura del mio cliente?

Ecco come procedere:

- in alto a destra sulla pagina iniziale selezionare l’opzione Impostazioni aziendali e dopo relazioni clienti

- cliccare sul nome del cliente Verranno visualizzate le regole di emissione della fattura del cliente

Dove posso trovare la mia ID per Ariba Network (ANID)?

L’ANID del suo conto figura in alto a destra alla voce Unternehmenseinstellungen (Impostazioni aziendali) sulla pagina iniziale di Ariba Network.

Come posso risolvere un problema con le impostazioni del browser?

1. Aprire lo storico del browser e cancellarlo insieme ai cookies

2. Selezionare, se possibile, un altro browser supportato dal sistema

3. Controllare insieme al reparto IT le impostazioni della rete

Posso impostare un’altra lingua in Ariba?

I contenuti in Ariba figureranno nella stessa lingua come quella impostata per il browser di Internet. Pertanto è possibile cambiare la lingua in Ariba soltanto se si modifica anche la lingua del browser.

A chi posso rivolgermi in caso di domande?

In caso di domande scrivere a ariba@upc.ch

 

Altre indicazioni importanti

Altre informazioni importanti

Nuovi numeri d’ordine 43xxxxxxxx (gli ordini di UPC iniziano sempre con 43…)

UPC Ariba Network ID: AN01461405811

Le fatture su carta con riferimento a un numero d’ordine di Ariba P2P UPC saranno rifiutate con motivazione “Verrechnung in elektronischer Form erforderlich“ (fatturazione richiesta in forma elettronica)

I “vecchi” ordini possono ancora essere fatturati, fino ad esaurimento.